El benchmarking es una excelente herramienta para evaluar comparativamente productos, servicios y procesos de trabajo en las organizaciones, detectando cuáles son aquellos “mejores en su clase”, para así poder identificar las mejores prácticas que representen oportunidades de crear más valor para los clientes y aumentar el rendimiento del negocio.
Se puede realizar entre entidades independientes (competidoras en el mercado o no) y también dentro una misma organización o estructura (benchmarking interno), lo cual exige el estudio de los propios procesos de trabajo y el análisis comparativo de las distintas funciones o unidades que la integran. El propósito siempre será detectar las mejores prácticas, para guiar en ese sentido el desempeño general de toda la compañía.
La importancia de una buena implementación
Para implementar el benchmarking en forma eficiente y productiva, se requieren cinco fases o etapas fundamentales, las cuales se señalan a continuación:
1. Planificación:
En esta etapa se define lo que se va a medir y cómo se van a llevar a cabo las mediciones. Aquí la clave es identificar correctamente los indicadores del desempeño que serán evaluados en la comparación, para ello es importante tener en cuenta la composición y funcionamiento de la cadena de valor.
2. Relevamiento y preparación de datos:
Es fundamental, ya que exige solicitar la información interna, o externa a la organización, a través de formularios digitales interactivos u otros instrumentos y asegurar que sea adecuada a los fines de la comparación.
Una vez recolectados, los datos deben ser procesados mediante data flows creados para filtrar, seleccionar, agrupar, combinar y hacer todas las operaciones de cálculo necesarias para transformarlos en información que se presenta como indicadores de desempeño clave (Key Performance Indicators – KPIs -).
3. Análisis:
En esta etapa se analizan los elementos que causan las diferencias entre las actividades, procesos o áreas bajo análisis. Una vez identificada la magnitud de las diferencias, es el momento de proponer las mejoras que hay que llevar a cabo.
Gracias a la tecnología de Data Analytics actualmente se pueden procesar enormes volúmenes de datos y presentarlos en la forma de indicadores de muy fácil y atractiva lectura, ayudando a conocer en qué áreas se debe poner más atención y mejorar.
4. Presentación:
Es la etapa de la comunicación de los resultados del benchmarking a todas las entidades intervinientes. En ella debe asegurarse la correcta interpretación de los indicadores y de los resultados obtenidos por efecto de la comparación.
Aquí también se manifiesta la importancia de contar con herramientas apropiadas para la presentación de la información, que faciliten la interacción con los datos y permitan seleccionar los mismos a partir de perspectivas, segmentos, agregaciones y perforaciones.
5. Plan de acción y seguimiento:
Al desarrollar los planes de acción que permitan optimizar una determinada variable o proceso, debe incluirse la especificación de cada tarea, la asignación de las necesidades de recursos, el establecimiento del programa de trabajo, con la determinación de las responsabilidades y los resultados esperados.
También es muy importante asegurar la retroalimentación que permita monitorear el avance de las acciones a implementar.
Una vez que se hayan llevado a cabo estas acciones, puede hacerse otro ciclo de benchmarking para medir el impacto de lo actuado y evaluar la nueva situación, en la forma de un proceso de mejora continua.
Para asesorarse sobre la implementación de benchmarking, comuníquese a info@dasolutions.com.ar
20-08-2020